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Qual empresário que tem o desejo em melhorar o desempenho da sua empresa e, com isso, aumentar os lucros? a resposta para essa pergunta é Todos, sem exceção, não é mesmo? Os primeiros passos para conseguir revolucionar os processos dentro da empresa. Com isso, você terá uma rotina administrativa muito mais eficiente e obterá melhores resultados, além de ter muito mais tempo para planejar e desenvolver novas estratégias de negócios. Siga as 6 dicas que indicamos para você começar a implantar esse novo sistema e começar a obter melhores resultados imediatamente.

1) Planejamento da automatização

Comece identificando as áreas que poderão ser automatizadas. Em seguida, registre todos os processos que são executados rotineiramente e identifique aqueles que podem ser alterados para dinamizar a rotina administrativa. Levante os principais problemas e identifique, com a ajuda de profissionais qualificados, como o processo de automatização o ajudará a solucioná-los.

2) Sempre escolha um responsável para acompanhar o processo

Identifique dentro da empresa alguém que compreenda bem todas as rotinas do negócio e que, de preferência, tenha conhecimentos sobre informática e novas tecnologias. Delegue a essa pessoa a responsabilidade de fazer todo o acompanhamento do processo, do início ao fim. É super importante também que esse profissional esteja apto a delegar e envolver todo o pessoal que estará em contato com esse novo procedimento tecnológico.

3) Busque uma empresa especializada

Para implantação do novo sistema, é necessário que você encontre no mercado uma empresa especializada que possa tornar o seu tempo e investimento mais seguro e realizar toda essa transição sem prejuízos temporais à execução das atividades da sua empresa. Existem no mercado organizações que disponibilizam a seus clientes softwares de gestão financeira, que dinamizam as rotinas da organização com automatização de fluxos de caixa, controles de estoque, emissão de notas fiscais, ordens de serviço, contas a pagar e receber, etc. Dê preferência àquelas que possuem sistemas “na nuvem”, isso é, que podem ser usados de qualquer lugar em que você esteja.

4) Sempre faça um cronograma

Realizados os passos acima, defina um cronograma e coloque em ação. Devem constar nesse documento tanto o detalhamento das ações como dos recursos financeiros a serem empregados. Ele irá nortear os caminhos e ajudará a traçar alternativas para a implantação do sistema. Assim, você conseguirá ter uma visão mais ampla de todo o projeto.

5) Tenha em mãos primeiro o software, depois adquira os equipamentos

Nada de comprar os equipamentos e hardwares antes de escolher o software que será utilizado no processo de automação. Geralmente a empresa contratada para implantar o sistema poderá auxiliá-lo nessa etapa. É importante verificar se a tecnologia é nova, se os computadores terão processadores capazes de garantir o bom uso das ferramentas e se vale a pena investir em equipamentos com maior valor agregado. E não se esqueça de ficar atento às garantias e assistências técnicas fornecidas.

6) Tenha visão e projete o futuro

A implantação de agora deve estar associada às projeções futuras da empresa. Não pense no seu negócio somente tendo como base o momento atual. Se você está buscando novas estratégias justamente para ver a sua instituição prosperar e crescer, embase as ações de hoje no que se espera para o amanhã. Tenha uma visão clara e objetiva do que você deseja para alguns anos, e como os investimentos de hoje poderão ser úteis para o alcance do que é almejado.